Comprendre la
gouvernance en pcg
Vous cherchez de l’information sur le partage des rôles et des responsabilités au cours d’une démarche de PCG? Vous souhaitez créer une équipe de planification ou un comité de PCG? Vous voulez mieux comprendre comment les élu.es peuvent appuyer la PCG? Cette section vous offrira des pistes pour explorer la gouvernance de la démarche.
Qu’est-ce que la gouvernance?
La gouvernance, c’est l’ensemble des moyens qu’un groupe ou une communauté se donne pour prendre des décisions et réaliser collectivement des actions.
En planification communautaire, la gouvernance comprend 10 fonctions :
- Citoyenneté – reconnaissance de l’appartenance à la Première Nation
- Leadership – sélection, rôles et responsabilités des leaders
- Mobilisation communautaire – politiques, outils et mécanismes de participation citoyenne aux décisions
- Planification et gestion du risque – création d’une vision, d’objectifs et de priorités, suivi et reddition de comptes
- Services d’administration de base – offre de services publics aux citoyen.nes
- Élaboration de politiques et de lois – création des règles qui rythment la vie de la Première Nation
- Gestion financière - politiques, outils et mécanismes de suivi financier
- Gestion des ressources humaines - politiques, outils et mécanismes pour avoir et conserver un personnel qualifié
- Gestion et technologie de l’information – matériel, pratiques et procédures pour assurer l’accès et la sécurité des informations
- Relations externes – relations et négociations avec les instances externes (gouvernements, entreprises, organisations, etc.)
Qu’est-ce que la
gouvernance en PCG?
Au cours de la démarche de PCG, on aborde la gouvernance de deux manières :
- Gouvernance de la démarche : ensemble des règles, structures et stratégies que la communauté se donne pour créer et mettre en œuvre le plan.
- Thème de planification : section du plan abordant la gouvernance de la Première Nation, où des objectifs et des actions sont identifiés pour renforcer la gouvernance.
Dans cette section, on aborde la gouvernance de la démarche, à travers les questions suivantes :
- Citoyenneté – quels citoyen.nes ou membres ont le droit de participer à la PCG ?
- Leadership – quel est le rôle des élu.e.s dans la PCG ?
- Gestion des ressources humaines – qui fait partie de l’équipe de planification ?
- Mobilisation communautaire – qui fait partie du comité PCG ?
- Relations externes – quelle place fait-on aux partenaires externes ?
D’autres aspects de la gouvernance de la démarche de PCG
sont abordés ailleurs dans le site :
Qui participe
à la PCG?
Décider qui peut participer aux activités de planification est une des étapes
les plus importantes de toute la démarche.
PERSONNE NE PEUT DÉCIDER À VOTRE PLACE, C'EST UNE QUESTION D'AUTODÉTERMINATION
Le plan communautaire est le document qui guidera le développement de votre Première Nation pour les 20 prochaines années ou plus. Le choix des personnes impliquées dans la création de la vision collective et l’identification des priorités changera le présent et l’avenir de votre communauté.
La plupart des Premières Nations se basent sur leur code d’appartenance ou de citoyenneté pour décider qui peut participer aux discussions. Cela permet à l’ensemble des citoyen.nes ou des membres de participer, peu importe leur lieu de résidence, leur âge, leur genre, leur langue d’usage, etc. Par exemple, les étudiant.e.s qui étudient en ville peuvent contribuer, de même que les enfants ou les personnes qui n’ont pas grandi dans la communauté mais aimeraient venir y vivre un jour.
Exemples
La Première Nation des Innus Essipit souhaitait que sa démarche de planification communautaire soit participative et inclusive. Elle a donc choisi d’inviter à la fois les membres statués résidents et non-résidents, ainsi que les membres apparentés résidents à participer aux activités de planification.
La Première Nation de Wolf Lake a fait le choix d’inviter l’ensemble de ses membres à participer à la PCG, peu importe leur lieu de résidence. Leur démarche de PCG a pour objectif de contribuer à redonner un chez-eux aux membres, à rebâtir la communauté. Il est essentiel que tous et toutes y participent, pour que tout le monde se sente chez soi.
Quels sont les rôles ET LES RESPONSABILITÉS EN PCG?
Dans une démarche de PCG, on part du principe que chaque personne est unique et essentielle à l’avenir de la communauté.
Chaque personne a un ou des rôles à jouer, de la préplanification à la mise en œuvre, ainsi que pendant le suivi et la mise à jour du plan.
Clarifier les rôles permet à chaque personne de comprendre pourquoi elle est essentielle à la démarche, et de travailler en harmonie.
Directrice ou directeur
Partage son expertise, facilite l’accès à la documentation et la participation de son équipe aux activités, contribue à l’identification, à la priorisation et à la réalisation des actions.
Coordonnatrice ou coordonnateur
Organise l’approche communautaire, coordonne toutes les activités de planification et rédige le plan.
Citoyen.ne
Participe aux activités de planification pour partager son savoir et ses idées, contribue à la réalisation et au suivi des actions.
Employé.e
Partage son expertise, soutient et participe aux activités de planification, contribue à la réalisation et au suivi des actions.
Élu.e
Offre un soutien politique clair à la PCG, participe aux activités de planification, facilite l’accès aux ressources (financières, humaines et matérielles), et rend des comptes aux citoyen.nes.
Membre du comité de planification
Écoute les idées de tous, assure le lien avec les citoyen.nes, conseille l’équipe de planification et offre son appui lors des activités.
Directrice
ou directeur
Coordonnatrice
ou
coordonnateur
Citoyen.ne
Employé.e
Élu.e
Membre du comité
de planification
Directrice ou directeur
Partage son expertise, facilite l’accès à la documentation et la participation de son équipe aux activités, contribue à l’identification, à la priorisation et à la réalisation des actions
Coordonnatrice ou coordonnateur
Organise l’approche communautaire, coordonne toutes les activités de planification et rédige le plan
Citoyen.ne
Participe aux activités de planification pour partager son savoir et ses idées, contribue à la réalisation et au suivi des actions
Membre du comité de planification
Écoute les idées de tous, assure le lien avec les citoyen.nes, conseille l’équipe de planification et offre son appui lors des activités
Élu.e
Offre un soutien politique clair à la PCG, participe aux activités de planification, facilite l’accès aux ressources (financières, humaines et matérielles), et rend des comptes aux citoyen.nes
Employé.e
Partage son expertise, soutient et participe aux activités de planification, contribue à la réalisation et au suivi des actions
Les rôles n’ont pas à être les mêmes d’une Première Nation à l’autre. L’important, c’est que les rôles soient clairs, qu’ils reflètent les valeurs et la culture de votre Nation, et qu’ensemble ils soutiennent la participation de tous les citoyen.nes à la démarche.
Les outils suivants vous aideront dans votre réflexion :
Quel est le rôle des élu.e.s?
Par leur soutien, les élu.e.s ont le pouvoir de faciliter la démarche de planification. Les élu.e.s peuvent prendre des décisions importantes qui facilitent l’accès aux fonds nécessaires pour embaucher une personne à la coordination, organiser les activités, engager des ressources pour offrir du soutien ponctuel, acheter du matériel, etc.
Le soutien des élu.e.s facilite aussi la participation de l’administration à la démarche. Par exemple, ils peuvent appuyer la modification des descriptions de tâches des employé.e.s pour y intégrer la participation à la démarche de planification.
L’appui des élu.e.s à la PCG renforce la crédibilité de la démarche aux yeux des citoyen.nes. Quand les élu.e.s s’engagent à respecter la vision collective et à harmoniser leurs priorités avec celles de l’ensemble de la communauté, cela contribue à donner confiance aux citoyen.nes que le plan mènera à des actions concrètes.
Les élu.e.s peuvent démontrer leur appui de plusieurs manières, par exemple :
- Adoption de résolutions
- Approbation de budgets de projets ou de fonctionnement
- Communications publiques (lettres ouvertes, mots dans le bulletin local, entrevues à la radio, vidéos, etc.)
- Présentations lors d’assemblées publiques
- Rencontres avec les directions, avec le comité de gestion
C’est important d’appuyer la PCG et notre coordonnatrice. Comme j’ai moi-même déjà été coordonnatrice de la PCG, je comprends vraiment son travail et la démarche. Avec le Conseil, nous participons aux activités de planification pour montrer notre soutien, pour que la population voie qu’on s’implique et que c’est important. On parle de la PCG le plus souvent possible et on se base sur les orientations de la population quand on fait notre planification du Conseil. À Pikogan, l’idée de la PCG a germé il y a bien longtemps, avec mon oncle Major, qui était un visionnaire. Je marche dans ses pas, je vois toujours un peu plus loin. Ça m’aide à avoir la persévérance et le désir de créer un beau milieu de vie pour la communauté. Comme élue, je veux pouvoir rêver la communauté avec la population, des enfants aux aînés, et mettre en œuvre nos rêves, même si on ne peut pas tout réaliser tout de suite.
Qui fait partie de l’équipe
de planification?
La première étape pour créer l’équipe de planification, c’est l’embauche d’une personne pour coordonner la démarche à temps plein.
La nouvelle coordonnatrice ou le nouveau coordonnateur sera la personne clé de la PCG pour la communauté. Grâce à sa vision d’ensemble, elle réunit les gens, tient la communauté informée, facilite les échanges, coordonne les activités et la rédaction du plan.
Pour faciliter le travail au quotidien, la coordination doit pouvoir compter sur une équipe interne, composée d’employé.e.s de l’administration ou d’organisations locales qui ont de l’expertise, du temps à consacrer, et accès aux ressources nécessaires pour la PCG. Souvent, il s’agit des personnes suivantes :
- Responsable des communications
- Directrices ou directeurs de secteurs (en fonction de leurs intérêts)
- Personnel du secteur auquel est rattachée la coordination
- Responsables d’activités de mobilisation communautaire
- Personne avec de l’expérience en collecte, analyse et gestion de données
- Personne reconnue pour son expertise culturelle ou linguistique
L’équipe de planification est responsable d’organiser et de planifier toutes les activités de la PCG, avec le soutien des élu.e.s, de l’administration et des citoyen.nes. Au besoin, l’équipe de planification peut engager des gens de l’externe pour la soutenir, ou collaborer avec d’autres équipes de travail.
Exemple
La coordonnatrice en PCG de la Première Nation Abitibi8inni est rattachée au secteur Culture, sports et loisirs de la communauté. Pour organiser les activités de la PCG, elle peut compter sur le soutien de l’équipe de son secteur, de la responsable des communications, de l’élue responsable du dossier PCG au Conseil, ainsi que du comité de gestion. Elle collabore aussi régulièrement avec des collègues d’autres secteurs lors d’activités communautaires.
Qui fait partie du comité de PCG?
Pour assurer que la planification est menée par la communauté, la coordination est appuyée par un comité. Le comité est le gardien de la démarche et facilite le lien avec l’ensemble des citoyen.nes de la Première Nation.
Le processus de création du comité, sa composition, son mandat et son fonctionnement sont uniques à chaque Première Nation. Pour vous accompagner, nous vous proposons des pistes de réflexion.
Le comité est formé de citoyen.nes et représentatif de la diversité de votre Première Nation. Généralement, le comité compte entre 6 et 15 personnes: assez de gens pour être représentatif tout en étant efficace et simple à réunir.
- Quels groupes – âge, genre, famille, fonction, statut, lieu de résidence, etc. – doivent être représentés?
- Quelle taille devrait avoir un comité PCG dans votre communauté, considérant votre contexte (p.ex. disponibilité des gens et des locaux, population, calendrier des activités, etc.)?
Exemple
La Première Nation de Kebaowek a choisi de créer son comité de PCG tôt dans sa démarche. La coordonnatrice en PCG a utilisé plusieurs moyens pour informer les citoyen.nes et les inviter à participer: rencontres communautaires, publications dans le bulletin local et dans les médias sociaux, distribution d’informations porte à porte, etc. Lors de la deuxième rencontre communautaire, les gens ont été invités à donner leur nom pour participer au comité. Des invitations individuelles ont aussi été lancées pour s’assurer que le comité était représentatif. Certains membres du comité ont changé en cours de route, mais le comité a toujours inclus au moins un.e jeune, une aînée, un conseiller élu et trois employé.e.s de l’administration.
Clarifier le mandat du comité PCG est une des responsabilités de l’équipe de planification. Une fois le comité créé, les membres pourront bonifier le mandat, l’adopter, puis le partager à l’ensemble de la population.
- Quelles valeurs guident le comité?
- Qu’est-ce que votre culture et votre langue vous enseignent sur le travail en groupe?
- Quels sont les rôles du comité?
- Quelles contreparties les membres reçoivent-ils/elles pour leur participation (p.ex. honoraires, frais de repas, etc.)?
Voici deux exemples de mandats, pour vous inspirer :
Pour pouvoir décider de leur implication dans le comité, les citoyen.nes doivent avoir suffisamment d’informations sur la planification et sur le mandat du comité.
Le processus de création du comité doit être transparent et accessible.
- Quelles informations doivent être transmises aux citoyen.nes avant la création du comité?
- Quels sont les bons moments pour créer le comité?
- Quel processus de création est approprié dans votre contexte (p.ex. appel à tous, nominations, invitations individuelles, etc.)?
- S’il y a beaucoup d’intéressé.es, est-ce qu’il y aura un processus de sélection des membres et si oui, lequel (p.ex. choix par le Conseil, tirage au sort, vote populaire ou familial, etc.)?
- Est-ce que le processus de création et la composition finale du comité doivent être approuvés par un groupe ou une instance de votre Première Nation?
Exemple
La Première Nation des Innus Essipit a créé un document de travail où elle précise le processus de sélection des membres de son comité de PCG :
SÉLECTION DES MEMBRES DU COMITÉ PCG
- Les membres du comité PCG sont sélectionnés par le CPNIE à partir de propositions formulées par les membres dans le cadre d’un appel de candidatures.
- Les membres de la PNIE peuvent eux-mêmes poser leur candidature à ce poste ou proposer la candidature d’autres membres de la PNIE.
- Les critères de sélection des membres du comité PCG sont les suivants :
- avoir un intérêt marqué pour le développement d’Essipit;
- être impliqué et respecté dans son milieu (résident ou non-résident);
- posséder une connaissance des enjeux de la communauté;
- être disponible.
- Dans sa sélection finale des membres du comité PCG, le CPNIE voit à ce que celui-ci soit représentatif en ce sens qu’il comporte (autant que possible) des participants aînés, jeunes, hommes et femmes.
Source : Conseil de la Première Nation des Innus Essipit, 2020
Le fonctionnement du comité doit refléter le mandat qui lui est confié et lui permettre de jouer pleinement son rôle. Le fonctionnement doit aussi être adapté aux réalités des membres, pour faciliter leur implication.
- À quelle fréquence le comité se réunit-il?
- Où et quand doit-on prévoir les rencontres, pour soutenir la participation de tous les membres?
- Quels sont les rôles pendant les rencontres (p.ex. prise de notes, présentations, technique, etc.)?
- Comment les décisions sont-elles prises?
Exemple
Le comité de la Première Nation Abitibi8inni a été créé très tôt dans la démarche. Pendant la première année de la démarche, le comité s’est réuni toutes les deux semaines, en fin de journée. Autour de collations santé apportées par la coordonnatrice en PCG, le comité a orienté la démarche, aidé à organiser les activités de mobilisation et participé à des activités de formation. Les membres du comité ont aidé à faire connaître la PCG dans la communauté et encouragé la population à s’impliquer. Ils ont participé à toutes les activités communautaires et se sont beaucoup impliqués, que ce soit par la prise de notes, l’accueil des participant.es, la gestion de la salle, etc.
Quelle place pour les partenaires externes?
Les partenaires externes sont les personnes et les organisations à l’extérieur de votre communauté avec qui vous entretenez des liens. Cela peut inclure les municipalités voisines, des organisations, des ministères, des entreprises, des cégeps ou universités, etc.
Les partenaires externes peuvent :
- Partager des données qu’ils détiennent sur votre communauté
- Faciliter l’accès à du financement ou à des ressources
- Fournir de l’expertise ponctuelle, etc.
À l’étape de la mise en œuvre, les partenaires externes peuvent collaborer à la réalisation des actions. L’important, c’est d’être clair quant aux rôles que les partenaires peuvent jouer et comment votre communauté désire être en relation.
Exemple
Les Nations Gwa’sala-‘Nakwaxda’xw ont partagé leur plan communautaire avec leurs partenaires et allié.e.s. Une section du plan leur propose des indications claires:
“De nombreuses personnes à l’extérieur des Nations Gwa’sala-‘Nakwaxda’xw ont à cœur la santé et le bien-être de notre communauté. Si vous faites partie de ces gens, ce document peut vous donner de précieuses indications quant aux objectifs et à la vision de notre communauté.
Veuillez garder à l’esprit que même si ce document peut faciliter la compréhension, la meilleure façon de vous familiariser avec une communauté est de la visiter, de rencontrer ses membres et d’apprendre à les connaître individuellement.” (PCG 2016, p. 5)